策劃活動勘查現(xiàn)場之前只有在充分考慮活動對場地的所有要求之后才能選定理想的活動地點。特別是活動舞臺搭建的環(huán)節(jié)，更是要提前看好場地，避免出現(xiàn)一些其它的問題。
如果我們在策劃一個1000人參加的活動，打算選用一個可容納1000人進行坐式晚宴的大廳。那么我還想安裝一個背投設備（它會使活動看起來正規(guī)專業(yè)這就需要一些額外的空間，在屏幕后面至少需要留出18至26英尺的空間來安放投影器材（這大約相當于250個座位的面積）在這種情況下，我們就要考慮要么放棄使用投影，要么減少客人數(shù)量或者改用更大的宴會廳。還有我們計劃在大廳的前部安裝視聽設奮，是否需要設備監(jiān)聽室，翻譯間或是舞池！這些設施也都會進一步擠占座位的空間。因此，在開始檢查活動場地是否可用之前，我們絕對有必要了解所有的要求。在考慮到所有的需求之后，曾經(jīng)看過在合適不過的場地也可能無法滿足活動的需要。必須把我們想要的列出一個清單，考慮清楚那些方面可以讓步，哪些方面不可以，更不要忘記我們希望達到的效果。如果同時想要的是熱鬧活潑的活動氣氛，但如果客人們感覺房間太小、太擠太熱、太不舒服的話，是不可能形成這種氣氛的。
安排空間時，不要為了省一點錢而讓所有的人都擠在一起，讓8個人坐10人桌（讓10個人坐12人桌）并且留出休息區(qū)顯然是更好的選擇。確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出人其間。當然.也不能走另一個極端，在一個大廳里寥寥地擺上幾桌，這樣同樣會影響活動的氣氛。你想要的效果是：空間疏密適度、氣氛熱烈活潑。雖然，從某種意義上說，空間過大比過小要好，因為你總可以通過增加裝飾物把空間變小，但是何必花這冤枉錢呢？
我們需要考慮的要求不僅僅是空間上的，還有時間上的。舞臺、視聽和燈光設備的搬運、安裝、音響測試、排演、拆卸的時間都要列人考慮的范圍。另外，演員是否需要更衣室和休息室？是否需要劃出一定的空間來存放物品？ 一定要方方面面都考慮到，免得簽訂了合同之后又發(fā)現(xiàn)空間或者時間不夠用。 如果計劃在一家飯店或者會議中心舉辦活動，那么就要調(diào)查一下，在之前有誰已經(jīng)在此預訂。 這時需要問的問題包括： 他們的設備什么時候能拆卸完畢并搬走？ 他們都要拆卸和搬走什么設備？ 設備的拆卸和搬運有沒有可能延遲？ 什么時候可以開始使用房間？ 還有誰要與我們同一天進入場地并開始布置？ 在時間安排方面有沒有沖突？與競爭者和同時舉行的其他活動之間有沒有沖突？ 有沒有安排其他活動與我們的活動同時舉行？它們何時開始，又何時結(jié)束？ 其他的活動在中間休息時會不會產(chǎn)生噪音，會不會打斷我們的活動正常進行？會不會使活動場地變得擁擠？如果會的話，恐怕要調(diào)整一下自己的時間安排。如果打算使用功能廳的一部分，那么請在大廳完全空著的時候去做現(xiàn)場考察。把隔斷（那種可以把大廳分成幾個區(qū)域的活動墻）按要求安裝就緒，然后讓人進人相鄰的區(qū)域，以測試隔音的效果。
有人在一家五星級豪華飯店的宴會廳測試時發(fā)現(xiàn)，站在隔斷的一面能一清二楚地聽到隔壁的聲音。因此，他在訂立合同時要求在活動期間禁止其他人使用相鄰的分區(qū)，以保證活動不會受到隔壁的音樂、講話和其他噪音的影響。這個問題在飯店當中并不普 遍，但是，如果問題碰巧存在而你又沒有去檢查并解決，那么造成的后果可能會讓你追悔莫及。
還有，是否需要將噪音的因素列人考慮范圍？例如，一家飯店即將舉辦一場新車發(fā)布儀式，主辦者要求改變空調(diào)出風口的朝向，以免將吊燈吹得丁當響，分散來賓注意力，影響講話的效果。有沒有什么障礙物會影響到你？視線好不好？天花板高度是否符合要求？柱子或吊燈會不會阻擋視線？能否將它們抬高一些或者干脆移走？這些工作要花多少錢？燈光可否調(diào)暗？有沒有窗簾，以便在使用視聽設備時遮擋日光？緊急疏散通道在什么位置？它們必須保持暢通，不能堵塞或者上鎖。如果安全出口被簾子遮擋，那么必須掛出醒目的安全出口標志，還要保證簾子不會影響到出口的暢通。大廳的布局是什么樣的？可否搭建舞臺，以保證客人從任何一個座位都能夠看得清楚9能否在現(xiàn)場 懸掛電視屏幕或大銀幕？使用現(xiàn)場攝像可以將直播畫面?zhèn)魉偷酱髲d內(nèi)擺放的各個屏幕上，這樣客人無論離多遠都可以通過屏幕畫面看清楚舞臺上或觀眾席中的情況。這就像在電視上看頒獎典禮一樣。另外，燈光設備可否懸掛起來？天花板上是否有合適的點用來懸掛投影機？在選擇活動地點時，這些都是需要考慮的問題。
做活動策劃方案時一定要使用詳細的平面圖。讓場地的管理部門根據(jù)你的要求提供一張平面布局設計圖。如果他們沒有這樣的平面圖，那么就把原始的設計圖紙按比例縮小至合適的尺寸后作為平面圖使用 另外，要注意人力成本
